playersoflife.com - agosto 2009
La oficina donde desempeñamos nuestras labores, es mucho más que cubículos y alfombras bien limpias. Es un espacio donde se desarrolla la creatividad, comunicación y servicio, entre muchas otras.
Cuando pensamos en oficinas o espacios de trabajo, se nos puede venir a la mente el esquema jerárquico piramidal que reinó durante décadas. Este se componía del ordenamiento de espacios dependiendo del puesto dentro del organigrama de la empresa. Entre mas abajo del esquema menos espacio o beneficios de infraestructura le tocaban, lo cual hacia evidente quien era el jefe de la compañía, al contar con la oficina mas grande, secretarias, muebles estilo clásico de piel y enchapados, muchos espejos y adornos que saturaban la decoración.
Sin embargo, al pasar los años la estructura de las empresas, la forma de hacer negocios cambian, los avances tecnológicos y manejo de la información nos acortan las distancias, la comunicación es mas directa con el correo electrónico, la telefonía celular o VoIP, en general se eficientizan los procesos, y esto forzosamente cambia la manera de diseñar los espacios de trabajo, al haber una evolución en la actividad o cambios sustanciales en la manera de trabajar, estos se deben reflejar en el contexto inmediato, ya que si no, pueden representar una barrera importante en el rendimiento y productividad de la empresa.
Esto nos lleva al análisis de los sitios laborales hoy en día. Ciertamente cada actividad o giro tiene sus necesidades específicas y requerimientos, sin embargo, se presentan ciertos patrones que nos conducen a las nuevas ideas de los lugares de trabajo que están lejos del esquema anteriormente mencionado. El espacio de trabajo ahora es totalmente abierto, de ser posible en una planta libre, donde se hacen subdivisiones con módulos que fácilmente pueden redistribuirse según las necesidades. Recordamos aquella frase célebre de la escuela Bauhaus en Alemania de los años 30’s cuando reinaba el modernismo “La forma sigue a la función”. En estos casos la funcionalidad cobra vital importancia por conceptos de eficiencia, evitar tiempos muertos, elevar la productividad, etc.
Pero para analizar las oficinas actuales debemos considerar los siguientes factores:
Luz. Es un tema de suma importancia que en veces se deja en segundo término, por la facilidad de suplir la luz natural con la artificial. Pero se olvida la gran ventaja que tiene el contar con un buen balance entre ambas, primero por los ahorros energéticos y segundo por la calidad del espacio de trabajo, ya que cambia radicalmente la percepción cuando se ilumina con luz natural contra artificial. Ciertamente algunas compañías por el tipo de actividades que desarrollen requieran poca luz para evitar el deslumbre de las pantallas de las computadoras o el calentamiento del espacio interior, pero la verdadera ciencia esta en la orientación, tamaño y características de las ventanas o aperturas.
Mobiliario. En la actualidad se tiende al factor ergonómico en su mayoría, evidentemente para beneficio de quien lo utiliza, le sea además de un soporte real, que no impida o retrase el rendimiento de la persona. Así mismo la tendencia al mobiliario sencillo o minimalista, dejando de lado los fastuosos sillones o libreros con retablos y enfatizando siempre primero la función. Finalmente la igualdad en cuanto a muebles también es un factor a destacar, porque así como los espacios son equitativos, también el equipamiento o mobiliario lo es.
Altura. Parecerá un tema menor, sin embargo, si el espacio de trabajo no tiene la suficiente altura podrá causar que las áreas se sientan mucho mas apretados o pequeños y menos iluminados, además del impedimento por colocar instalaciones de aire acondicionado, eléctricas o redes en arriba del plafón, ocasionando algún gasto mayor para incorporarlos por el piso.
Imagen corporativa. Así como una empresa por pequeña que sea cuida el diseño de su logotipo, papelería oficial y publicidad, debe cuidar la imagen de su oficina, tiene ser coherente de manera integral. Por lo que el diseño o distribución interior, mobiliario, color, etc. Tendrá que respaldar y contribuir a la filosofía de trabajo e imagen que proyecta ante sus clientes y proveedores.
Instalaciones. Existen un sin numero de equipamientos para acondicionar un espacio de trabajo, como sistemas de control de accesos, de ahorro de energía, sistemas inteligentes de aire acondicionado y calefacción, capacidad de energía del lugar, etc. Dependerá mucho de las necesidades y capacidad de la empresa el incorporar estas herramientas, pero cada vez son mas comunes debido al impacto económico a mediano plazo y ambiental que tienen.
Ubicación. Finalmente un factor no menos importante es el dónde. Es cierto que en numerosas ocasiones no se puede elegir la ubicación idónea debido a los múltiples factores que lo definen, pero si considerar los que afectan al cuerpo principal de una empresa: sus trabajadores. Habrá que verificar que servicios tiene la zona que les puedan ser de utilidad, así como el transporte público, estacionamientos, accesos, porque todo esto se refleja en el animo y reacción de las personas y por consiguiente a la productividad.
Estos factores comunes que podemos generalizar para conseguir un espacio de trabajo adecuado y propicio, es decisivo para poder conseguir objetivos como: Mayor creatividad en la solución de problemas, menor rotación de personal, mejor comunicación, incentivos en el equipo de trabajo, menos faltas en el personal y mayor productividad. Tal vez se piense que se exagera, pero lo que no se puede negar es que nosotros vivimos el espacio diariamente, y la percepción que tenemos de él, afecta nuestra reacción o comportamiento y por consiguiente, nuestro trabajo.
